Zásady zpracování osobních údajů | Scanpay

Tento dokument vysvětluje, jak společnost Scanpay s.r.o. shromažďuje, zpracovává a chrání vaše osobní údaje v souvislosti s využíváním platformy Scanpay a jejích webových stránek. Zpracování probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

1. Kdo jsme (Správce osobních údajů)

Správcem vašich osobních údajů (uživatelů aplikace a návštěvníků webových stránek scanpay.cz) je společnost Scanpay s.r.o., IČO: 23849576, DIČ: CZ23849576, se sídlem Na Rybníčku 1317, 396 01 Humpolec.

Kontakt pro záležitosti ochrany soukromí:

[email protected]

2. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém právním základě?

Abychom vám mohli poskytovat naše služby, zpracováváme následující kategorie údajů na základě příslušných právních titulů:

A. Údaje pro zřízení účtu a provoz služby

Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

Co sbíráme: E-mailová adresa, jméno a příjmení kontaktní osoby, název organizace, autentizační data.

Proč: K vytvoření účtu, zajištění přístupu do aplikace a poskytování technické podpory.

B. Údaje pro fakturaci a platby

Plnění právní povinnosti a plnění smlouvy

Co sbíráme: Fakturační údaje (IČO, DIČ, adresa), historie plateb předplatného (zpracováváno přes Stripe).

Proč: Vyúčtování služeb a vedení účetnictví dle zákonů ČR.

C. Provozní a auditní logy

Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Co sbíráme: IP adresy, časy přihlášení, technické záznamy o chybách (logy).

Proč: Zajištění kybernetické bezpečnosti, prevence podvodů a diagnostika chyb.

D. Údaje o bankovních transakcích (Zpracovatel)

Upozornění: Údaje o transakcích koncových zákazníků stažené z banky přes API zpracováváme výhradně v pozici Zpracovatele pro účely párování plateb. Tento proces se řídí oddělenou Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA).

E. Ukázková platba na webových stránkách (scanpay.cz/demo-platba)

Na stránce scanpay.cz/demo-platba si může kterýkoli návštěvník vyzkoušet QR platbu ve výši 0,01 Kč na bankovní účet společnosti Scanpay s.r.o. vedený u Komerční banky, a.s. V souvislosti s ukázkovou platbou vystupuje Scanpay s.r.o. v pozici správce osobních údajů.

Údaje o odesílateli platby: Odesláním platby předá banka odesílatele bance příjemce údaje, které jsou nezbytnou součástí každého bankovního převodu, zpravidla číslo účtu a jméno či název majitele účtu odesílatele a případnou zprávu pro příjemce. Tyto údaje se zobrazí pouze na výpisu z bankovního účtu společnosti Scanpay s.r.o. vedeného Komerční bankou, a.s. Scanpay s.r.o. tyto údaje nepřebírá do svých informačních systémů, nevede o odesílatelích žádnou evidenci ani databázi a nevyužívá je k žádnému dalšímu účelu, zejména nikoli k marketingu. Pro automatické potvrzení platby systém Scanpay porovnává pouze variabilní symbol a částku; případné údaje o odesílateli, které jsou přitom přijaty z rozhraní banky, jsou zpracovány výhradně v operační paměti a bezprostředně poté zničeny, aniž by byly kamkoli uloženy.

Výpis z bankovního účtu je účetním záznamem, který je Scanpay s.r.o. jako účetní jednotka povinna uchovávat po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (plnění právní povinnosti, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). K údajům o odesílateli uvedeným na výpisu přistupuje Scanpay s.r.o. pouze tehdy, je-li to nezbytné pro vyřízení žádosti o vrácení platby nebo pro splnění zákonné povinnosti.

Údaje o ukázkové platbě: Ke každé vygenerované ukázkové platbě se v systému Scanpay ukládá pouze jednoznačný identifikátor platby, variabilní symbol, částka, měna, stav platby a časové údaje o jejím vytvoření, spárování či vypršení. Tyto údaje neobsahují žádnou informaci o odesílateli.

Ochrana před zneužitím: Za účelem zajištění bezpečnosti stránky a souvisejících rozhraní a prevence jejich zneužití zpracováváme technické údaje o požadavcích (IP adresa, datum a čas požadavku a technické údaje o prohlížeči). Ověření, že stránku používá člověk, zajišťuje služba Cloudflare Turnstile poskytovaná společností Cloudflare, Inc., která za tímto účelem vyhodnocuje technické údaje o prohlížeči a zařízení návštěvníka. Právním základem je oprávněný zájem správce na ochraně svých systémů před zneužitím (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Žádost o vrácení platby: Požádá-li odesílatel o vrácení platby e-mailem na [email protected], zpracováváme údaje uvedené v žádosti (e-mailová adresa, datum a čas platby, variabilní symbol a číslo účtu odesílatele) výhradně za účelem vyřízení žádosti a provedení vratky (čl. 6 odst. 1 písm. c) a f) GDPR).

3. Lokalita a zabezpečení dat

Vaše data bereme extrémně vážně. Veškerá aplikační data a databáze jsou fyzicky uloženy výhradně v rámci Evropské unie (Evropského hospodářského prostoru).

Infrastruktura	AWS (Amazon Web Services) a Cloudflare
Region	eu-central-1 (Frankfurt nad Mohanem, Německo)

Zabezpečení: Využíváme šifrování dat v klidu (at-rest) i při přenosu (in-transit pomocí TLS), striktní řízení přístupů a pravidelné zálohování. Žádná vaše data se nepředávají do třetích zemí s nedostatečnou úrovní ochrany.

4. Kdo má k vašim údajům přístup (Seznam zpracovatelů)

Data nesdílíme s nikým, s kým to není absolutně nezbytné. Pro zajištění chodu aplikace využíváme tyto prověřené sub-zpracovatele:

Poskytovatel	Účel
Clerk	Autentizace a správa uživatelských identit
Stripe	Zpracování plateb za předplatné (samostatný správce)
Enable Banking / Enable Now B.V.	Poskytovatel PSD2/API rozhraní pro napojení bank
Fakturoid	Automatizace účetnictví a vystavování faktur
Resend	Doručování transakčních a systémových e-mailů
AWS & Cloudflare	Cloudová infrastruktura, ochrana proti DDoS a ověření návštěvníků (Cloudflare Turnstile)

5. Doba uchování údajů

Vaše údaje neuchováváme navždy. Platí následující pravidla:

Údaje vázané na uživatelský účet uchováváme po dobu trvání Smlouvy (aktivního předplatného).
Po zrušení účtu jsou produkční data smazána do 30 dnů.
Fakturační a účetní doklady musíme dle zákonů ČR (zákon o účetnictví, zákon o DPH) uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období. To se týká i výpisů z bankovního účtu, na nichž jsou uvedeny údaje o odesílatelích ukázkových plateb.
Technické údaje o požadavcích na ukázkovou platbu uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k zajištění bezpečnosti a ochrany před zneužitím.
E-mailovou korespondenci týkající se žádosti o vrácení ukázkové platby uchováváme po dobu nezbytnou k jejímu vyřízení; doklad o provedené vratce je účetním záznamem a uchovává se po dobu stanovenou právními předpisy.

6. Vaše práva podle GDPR

Jako subjekt údajů máte plnou kontrolu nad svými daty:

Právo na přístup, opravu a přenositelnost

Údaje si můžete zkontrolovat a upravit v nastavení aplikace.

Právo na výmaz ("právo být zapomenut")

Kdykoliv můžete požádat o kompletní smazání svého účtu. Tuto akci můžete provést přímo v aplikaci v sekci Smazat účet.

Právo vznést námitku nebo omezit zpracování

Pokud zpracováváme data na základě oprávněného zájmu.

Právo podat stížnost

Máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Pro uplatnění práv (vyjma smazání účtu, které si můžete provést sami), nás kontaktujte na e-mailu [email protected].